Anlagenbau in Finnland: Projektmanagement

Auswahl der Projektpartner: Damit die Kette stark bleibt

Bei Großprojekten kommen auf den verschiedenen Ebenen der Lieferkette sehr unterschiedliche Akteure zusammen, die jeweils ihre eigenen Erwartungen und Vorstellungen haben. Der Grad der Professionalität der Unternehmer kann ebenso variieren wie ihre finanzielle Solidität. Das wahrscheinlich wirksamste Instrument des Risikomanagements ist die sorgfältige Auswahl der Geschäftspartner.

Wenn Sie einen Subunternehmer für einen wichtigen Teil Ihres Lieferumfangs auswählen, möchten Sie sicher, dass dieser Subunternehmer für Fehler haftet. Sie möchten aber auch, dass er finanziell in der Lage ist, die Rechnung zu bezahlen, wenn etwas schief geht.

Auf Gelingen setzen, nicht auf Haftung

Das Hauptziel ist natürlich, dass erst gar nichts schief geht. Schließlich haftet in der Lieferkette jedes Unternehmen gegenüber seinem jeweiligen Kunden für dieselbe Lieferung. Wenn Sie Teile einer vertraglichen Leistung über einen Untervertrag einkaufen, ist es sehr wahrscheinlich, dass Ihre eigene Haftungshöchstgrenze höher ist als die Ihres Subunternehmers.

Anstatt sich auf Haftungsklauseln zu verlassen, ist es daher vorrangig, dass das Projekt funktioniert. Es liegt auf der Hand, dass Sie den Hintergrund Ihres Subunternehmers überprüfen sollten – Referenzprojekte, Finanzdaten und dergleichen. Wenn der Untervertrag für Sie wichtig ist, sollten Sie auch die tatsächlich handelnden Personen überprüfen. Sorgfältig ausgearbeitete Vertragsverfahren stellen sicher, dass der Auftragnehmer Projektmanager mit der erforderlichen Erfahrung entsendet und dass Sie bei notwendigen Änderungen des Schlüsselpersonals ein Mitspracherecht haben.

Keine schwachen Glieder in der Kette

Es kann sein, dass Ihr Subunternehmer wiederum Subunternehmer mitbringt. Das ist normal. Ihr Risiko steigt jedoch mit dem Umfang der Lieferungen, die Ihr Unterauftragnehmer untervergibt. Ihr Subunternehmer sollte verpflichtet sein, den Kern der betreffenden Leistungen selbst zu erbringen.

Eine gesunde Lieferkette lässt sich daran erkennen, dass jedes Glied der Kette einen wesentlichen Beitrag zur Lieferung leistet. Wenn Sie einen Subunternehmer haben, der selbst keinen relevanten Wert zur Lieferung beiträgt, sondern die meisten Arbeiten an einen anderen Akteur vergibt, dann wird die Kette an diesem Punkt zu dünn.

Der Erfolg eines Projekts hängt zu einem großen Teil von erfolgreicher Kommunikation ab. Kommunikation von relevanten Spezifikationen, Kommunikation von veränderten Umständen und deren Auswirkungen, Kommunikation zwischen verschiedenen Auftragnehmern, die an voneinander abhängigen Teilen des Projekts arbeiten. Mit einem Sub-Subunternehmer haben Sie keine vertraglichen Mechanismen, die sicherstellen, dass sie die richtigen Informationen erhalten und haftbar gemacht werden können. Aber damit alles funktioniert, müssen Sie in der Praxis doch direkt mit ihnen sprechen. Wenn etwas schief geht, wird es schwierig zu wissen, wer was gesagt hat und was das für die Haftung bedeutet.

Änderungen in Bauverträgen

Die so genannten Allgemeinen Bedingungen für Bauverträge (YSE 1998) regeln die Mehrzahl der in Finnland abgeschlossenen Bauverträge. Eine der wichtigsten Fragen, die in diesen Bedingungen geregelt sind, ist der Umgang mit Änderungen an Bauplänen während eines Bauprojekts. Abhängig von der Art des Projekts und dem Detaillierungsgrad der Pläne wird der typische Umfang von Änderungen während eines Bauprojekts auf 2-10 % des Vertragspreises geschätzt.

Die häufigsten Streitigkeiten gehen darum,

ob die beantragten Arbeiten eine Änderung darstellen,

ob die beantragte Änderung nach dem Vertrag oder nach dem geltenden Recht zulässig ist,

und schließlich um das Recht des Auftragnehmers, eine zusätzliche Vergütung zu fordern.

Verpflichtung zur Durchführung einer Änderung

Änderungen am Entwurf, Mängel in den Plänen oder Gutachten oder Änderungen der Bauvorschriften können unter anderem dazu führen, dass ein Bauvertrag im Laufe des Projekts geändert werden muss. Die YSE-Bedingungen sehen ein Verfahren vor, das zur Anwendung kommt, wenn der Vertrag keinen anderen Mechanismus zur Behandlung von Änderungen der Baupläne oder anderer zusätzlicher Arbeiten enthält.

In den YSE-Bedingungen wird zwischen Änderungsarbeiten und zusätzlichen Arbeiten unterschieden. Änderungsarbeiten ergeben sich aus einer Änderung eines im Vertrag enthaltenen Plans. Bei der Änderung kann es sich um eine Änderung, Erweiterung oder Reduzierung der Arbeiten handeln. Zusätzliche Arbeiten hingegen sind Arbeiten, die der Unternehmer ausführt, die ursprünglich aber nicht zu den vertraglich vereinbarten Verpflichtungen gehörten. Haben sich die Parteien beispielsweise auf die Installation von Rohrleitungen in einem Gebäude geeinigt, dürften Rohrleitungsarbeiten im Hofbereich als zusätzliche Arbeiten gelten. Andererseits könnte das Hinzufügen weiterer Rohrleitungsschnittstellen zu den Systemen innerhalb des Gebäudes als Änderungsarbeiten betrachtet werden.

Nach den YSE-Bedingungen ist der Unternehmer verpflichtet, die vom Auftraggeber geforderten Änderungsarbeiten durchzuführen. Der Unternehmer kann sich nur dann weigern, wenn die verlangte Änderung den Charakter des Bauauftrags erheblich verändern würde.

Der Unternehmer hat Anspruch auf eine Erhöhung des Vertragspreises, wenn sich die Verpflichtungen des Unternehmers aufgrund einer Änderung des Bauplans erhöhen. Eine solche Änderung muss dem Unternehmer zuvor vom Auftraggeber mitgeteilt werden. Um die Preisanpassung zu vereinbaren, muss der Unternehmer ein Angebot für die Änderungsarbeiten vorlegen. Mit den Änderungsarbeiten darf nicht begonnen werden, bevor eine schriftliche Einigung über den Inhalt der Änderung und ihre Auswirkungen auf den Bauvertrag erzielt wurde – es sei denn, die Ausführung der betreffenden Arbeiten wird als streitige Arbeiten (siehe unten) in Auftrag gegeben.

Die YSE-Bedingungen enthalten keine Verpflichtung zur Durchführung gewünschter zusätzlicher Arbeiten. Die Parteien können sich frei über den Preis, den Zeitpunkt der Fertigstellung und die Auswirkungen auf den Zeitplan des Projekts einigen. Kommt keine Einigung zustande, ist der Auftragnehmer nicht verpflichtet, die zusätzlichen Arbeiten auszuführen – wiederum mit der Ausnahme, dass strittige Arbeiten in Auftrag gegeben werden können.

Streitige Arbeiten

Wenn sich die Parteien über die Qualifikation der Arbeiten streiten – d. h. darüber, ob es sich um Änderungs- oder Zusatzarbeiten handelt oder um einen Teil des ursprünglichen Vertragsumfangs – oder wenn sich die Parteien nicht über die Folgen einer Änderung in Bezug auf Preis und/oder Zeitplan einigen können, sehen die YSE-Bedingungen vor, dass der Unternehmer die geforderten Arbeiten ausführen muss, wenn der Auftraggeber dies verlangt.

Die Regelung beruht auf dem Gedanken, dass der Streit das Projekt auf keinen Fall gefährden darf. Streitfragen über Kosten und Zeitplan müssen dann später geklärt werden – gegebenenfalls in einem Gerichts- oder Schiedsverfahren.

Wenn der Auftraggeber die Ausführung strittiger Arbeiten anordnet, sollte der Unternehmer dem Auftraggeber auf jeden Fall ein Angebot für diejenigen Arbeiten unterbreiten, die nach Ansicht des Unternehmers nicht im Vertragsumfang enthalten sind. Der Auftraggeber trägt dann das Risiko, dass die Arbeiten zu vergüten sind, wenn sich die Meinung des Unternehmers als zutreffend erweist.

Wenn es ganz offensichtlich ist, dass es sich bei den vom Auftraggeber geforderten Arbeiten um zusätzliche Arbeiten handelt, kann der Unternehmer im Einzelfall auch das Recht haben, den Vertrag zu kündigen, anstatt die zusätzlichen Arbeiten auszuführen. Dies ist jedoch ein riskantes Unterfangen.

Einzuhaltende Verfahren

In der Praxis weichen die Parteien oft von den formalen Anforderungen der YSE-Bedingungen ab. Beispielsweise kann der Projektzeitplan so eng sein, dass die Parteien das formale Vereinbarungsverfahren nicht einhalten können, oder die Parteien sich einfach mündlich auf eine Änderung einigen.

Wird keine schriftliche Vereinbarung über den Preis der Änderung getroffen, läuft der Unternehmer Gefahr, den Anspruch auf Bezahlung der geleisteten Arbeit zu verlieren – selbst wenn unbestritten ist, dass es sich bei den Arbeiten um Änderungen an den ursprünglichen Plänen handelt.

Unterlässt es ein Unternehmer, dem Auftraggeber eine Änderung anzuzeigen, kann der er unter bestimmten Umständen sein Recht auf zusätzliche Zahlung verlieren. In der höchstrichterlichen Rechtsprechung Finnlands wird die Verantwortung des Unternehmers hervorgehoben, Änderungen zu identifizieren und die Auswirkungen auf Preis und Zeitplan mitzuteilen.

Die Parteien können sich jedoch auf ein Verfahren einigen, das von den YSE-Vorschriften abweicht. Ob und inwieweit eine mündliche Vereinbarung oder eine auf der Baustelle bei Änderungen etablierte Vorgehensweise die in den YSE-Bedingungen festgelegten formalen schriftlichen Anforderungen außer Kraft setzen kann, hängt von den Umständen des Einzelfalls ab. Dabei können zahlreiche Aspekte von Bedeutung sein, darunter die zwischen den Parteien bestehende Praxis, die Notwendigkeit der Durchführung der Arbeiten und der objektive Nutzen der Arbeiten für den Auftraggeber.

Offensichtlich sind diese Überlegungen vor allem für die nachträgliche Bewertung im Streitfall relevant. Wenn bei einem umsichtig geführten Projekt abzusehen ist, dass die in den YSE-Bedingungen (oder im Vertrag) festgelegten Anforderungen nicht eingehalten werden können, ist es ratsam, Abweichungen von diesen Anforderungen im Voraus schriftlich zu vereinbaren.

Claims Management

Für jeden Unternehmer in der Lieferkette ist es unerlässlich, ein Projektmanagement einzurichten, das die Entwicklung des Projekts ständig überwacht und angemessen reagiert, wenn sich herausstellt, dass etwas nicht so ist, wie es beabsichtigt war. Alle Änderungen oder Hindernisse bei den Arbeiten müssen angezeigt und spezifiziert werden, die Auswirkungen auf Preis und Zeitplan müssen dargelegt und mit dem Kunden besprochen werden, und es muss eine Einigung erzielt werden. Kommt keine Einigung zustande, muss der Auftragnehmer unter Umständen die Ausführung der geänderten Arbeiten verweigern, es sei denn, der Auftraggeber bestätigt, dass diese Arbeiten als streitige Arbeiten ausgeführt werden sollen.

All dies ist notwendig, um später Ansprüche geltend machen zu können. Diese Art von Papierkram liegt oft außerhalb der Komfortzone von Bauleitern und Aufsichtspersonen, die sich darauf konzentrieren, Arbeiten ans Ziel zu bringen. Der Austausch von Anzeigen und Anspruchsanzeigen kann auch als Belastung für die zwischen den Vertragsparteien zu diesem Zeitpunkt in der Regel völlig einvernehmliche Zusammenarbeit empfunden werden.

Die potenziellen Verluste für den Unternehmer im Falle eines nachlässigen Schadenmanagements sind aber so erheblich, dass das Claims Managements ein unverzichtbarer Bestandteil sorgfältigen Projektmanagements ist. Um die oben genannten Bedenken zu zerstreuen, wird es oft sinnvoll sein, diese Aufgabe einer Person zu übertragen, die nicht in die tägliche Arbeit auf der Baustelle eingebunden ist.

Die Notwendigkeit eines stringenten Claims Managements beschränkt sich nicht auf die Beziehung eines Unternehmers zu seinem Auftraggeber. Die gleiche Notwendigkeit besteht auch im Verhältnis zu den Subunternehmern. Die meisten Verträge verlangen, dass ein Auftraggeber Qualitätsprobleme oder Terminüberschreitungen während des Projekts rechtzeitig anspricht. Wenn er mit der Reklamation oder der Verweigerung der Abnahme bis zum Abschluss der Arbeiten wartet, birgt dies ein hohes Risiko für mögliche Streitfälle. Daher ist ein projektbegleitendes Claims Management in beiden Richtungen der Vertragskette erforderlich.