Entsendung von Mitarbeitern nach Finnland

Arbeits- und Aufenthaltserlaubnis

EU-, EWR- und Schweizer Bürger

Bürger der Europäischen Union, Islands, Liechtensteins, Norwegens und der Schweiz benötigen keine Arbeits- oder Aufenthaltserlaubnis, um in Finnland zu arbeiten. Sie sind jedoch verpflichtet, ihr Aufenthaltsrecht bei der finnischen Einwanderungsbehörde anzumelden, wenn sie sich länger als drei Monate ununterbrochen in Finnland aufhalten.

Für Bürger aus den nordischen Ländern ist das Verfahren anders. Sie müssen Langzeitaufenthalte von mehr als sechs Monaten spätestens innerhalb eines Monats nach ihrem Umzug nach Finnland bei der Agentur für digitale und Bevölkerungsdaten anmelden.

Drittstaatsangehörige

Bürger anderer Länder benötigen in der Regel eine Aufenthaltserlaubnis, die das Recht auf Arbeit gewährt:

Die allgemeine Aufenthaltserlaubnis für einen Arbeitnehmer wird nur erteilt, wenn in Finnland innerhalb eines angemessenen Zeitraums (2 Wochen) keine geeigneten Arbeitskräfte für den betreffenden Arbeitsbereich zur Verfügung stehen. Um dies nachzuweisen, muss der Arbeitgeber möglicherweise zunächst eine (erfolglose) öffentliche Stellenausschreibung auf einer speziellen Plattform vornehmen. Das Kriterium der Verfügbarkeit von Arbeitskraft gilt nur für diese Genehmigungsart. Darüber hinaus ist ein Mindestgehalt von 1.600 EUR pro Monat erforderlich.

Hochqualifizierte Arbeitnehmer mit besonderen Fähigkeiten, deren Gehalt mindestens dem durchschnittlichen Bruttolohn finnischer Arbeitnehmer entspricht (3.827 EUR pro Monat im Jahr 2025), können eine Aufenthaltserlaubnis für einen Spezialisten erhalten. Das Erfordernis der besonderen Fachkenntnisse wird in der Regel durch einen Hochschulabschluss nachgewiesen.

Hochqualifizierte Arbeitnehmer, die mindestens sechs Monate in Finnland beschäftigt sind, können eine Blaue Karte EU erhalten, wenn sie einen Hochschulabschluss mit einer Dauer von mindestens drei Jahren oder mindestens fünf Jahre Berufserfahrung haben, die einem Hochschulabschluss gleichwertig ist.

Andere Aufenthaltsgenehmigungen für die Beschäftigung gelten in bestimmten Fällen, wie z. B. für die Lieferung einer Maschine oder eines Systems (bis zu sechs Monate), für die Vorbereitung der Niederlassung des Unternehmens in Finnland, wie z. B. Marktforschung und Auftragsvorbereitung, wenn weder der Arbeitgeber noch der Arbeitnehmer eine Niederlassung in Finnland hat (bis zu einem Jahr), für Beratertätigkeiten (bis zu einem Jahr) und für Funktionen im oberen oder mittleren Management.

In bestimmten begrenzten Fällen ist für eine kurzfristige Beschäftigung von bis zu 90 Tagen innerhalb eines Zeitraums von 180 Tagen kein Aufenthaltstitel für Arbeitnehmer erforderlich, sondern ein Visum, eine Befreiung von der Visumpflicht oder ein Schengen-Aufenthaltstitel genügt.

Die erste Genehmigung ist immer befristet und hängt von der Dauer der Arbeit ab. Die typische Laufzeit beträgt ein Jahr und die maximale Laufzeit zwei Jahre. Mögliche Verlängerungen müssen vor Ablauf der ersten Genehmigung beantragt werden.

In der Regel muss die Aufenthaltserlaubnis durch den betreffenden Arbeitnehmer beantragt werden und umfasst das Antragsverfahren ein persönliches Gespräch in einer Botschaft, einem Konsulat oder einer Servicestelle. Der Arbeitgeber muss bestimmte Informationen über die Beschäftigung vorlegen. Die Entscheidung über die Genehmigung wird sowohl dem Arbeitnehmer als auch dem Arbeitgeber mitgeteilt. Die Bearbeitungszeit beträgt in der Regel zwei Monate.

Um einen Aufenthaltstitel zu erhalten, muss in der Regel bestätigt werden, dass die folgenden Voraussetzungen erfüllt sind:

Der Arbeitgeber hat seine Arbeitgeberpflichten erfüllt und ist in der Lage, diese zu erfüllen.

Die Beschäftigungsbedingungen entsprechen den finnischen Rechtsvorschriften und dem geltenden Tarifvertrag bzw. in Ermangelung eines solchen dem geltenden Marktstandard.

Der Arbeitnehmer verfügt über die für die Arbeit erforderlichen besonderen Qualifikationen, Berechtigungen und medizinischen Voraussetzungen.

Das Gehalt des Arbeitnehmers ist für die Dauer der Erlaubnis gesichert, es beträgt mindestens 1.134 EUR pro Monat (bei Vollzeitbeschäftigung) und entspricht den Mindestanforderungen des geltenden Tarifvertrags (bzw. in Ermangelung eines solchen dem Marktstandard).

Beschäftigungsbedingungen

Anwendbares Recht

Welches Recht während der Entsendung auf das Arbeitsverhältnis anzuwenden ist, hängt davon ab, was die Parteien im Arbeitsvertrag vereinbart haben. In Ermangelung einer ausdrücklichen Vereinbarung bestimmt sich das auf das Arbeitsverhältnis anwendbare Recht in der Regel nach dem Ort der Hauptarbeitsstätte.

Auch wenn das Arbeitsverhältnis im Allgemeinen dem Recht eines anderen Landes unterstellt wird, müssen bestimmte zwingende Bestimmungen des finnischen Rechts während der Entsendung beachtet werden, soweit sie für den Arbeitnehmer günstiger sind als die geltenden ausländischen Bestimmungen. Dazu gehören Arbeitszeiten, Jahresurlaub und die damit verbundene Vergütung, Urlaub aus familiären Gründen, Gehalt, Reise- und Unterbringungskosten, Arbeitssicherheit und Gesundheitsschutz am Arbeitsplatz. Zusätzliche Anforderungen gelten, wenn ein einzelner Arbeitnehmer für mehr als 12 Monate nach Finnland entsandt wird.

Darüber hinaus gibt es in Finnland zahlreiche Tarifverträge, die für allgemeinverbindlich erklärt wurden. Die verbindlichen Bestimmungen dieser Verträge müssen von allen Arbeitgebern in der Branche eingehalten werden (unabhängig von der Mitgliedschaft in einem Arbeitgeberverband oder einer Gewerkschaft). Dies betrifft in der Regel Gehalt, regelmäßige Arbeitszeiten, Überstunden, Jahresurlaub und andere Leistungen. Der anwendbare Tarifvertrag hängt von der Tätigkeit des Arbeitgebers und den Aufgaben und der Qualifikation des Arbeitnehmers ab.

Arbeitszeiten

Die gesetzliche Regelarbeitszeit beträgt 8 Stunden pro Tag und 40 Stunden pro Woche, die meisten Tarifverträge sehen aber eine kürzere Regelarbeitszeit vor.

Überstunden oder Arbeit an Sonn- und Feiertagen bedürfen der Zustimmung des Arbeitnehmers und werden mit einem höheren Entgelt vergütet. Die anwendbaren Regeln hängen von der Position des Arbeitnehmers ab, wobei für Führungspositionen mehr Flexibilität besteht. Flexible Vereinbarungen oder ein Ausgleich der Arbeitszeit über einen längeren Zeitraum sind innerhalb bestimmter Grenzen möglich, wobei der Umfang von der Art der Arbeit und den örtlichen Vereinbarungen zwischen Arbeitnehmern und Arbeitgebern abhängt.

Jahresurlaub

Anders als in vielen anderen Ländern sind die finnischen Bestimmungen zum Jahresurlaub nicht an das Kalenderjahr gebunden. Stattdessen wird der Jahresurlaub während des Urlaubsfestlegungsjahres, das von April bis März dauert, angesammelt. Dieser Urlaub wird dann in der Regel in der folgenden Urlaubssaison von Mai bis zum April des Folgejahres gewährt.

Je nach Dauer der Betriebszugehörigkeit erwerben Arbeitnehmer in jedem Arbeitsmonat einen Anspruch auf 2 oder 2,5 Urlaubstage. Die Urlaubstage werden auf der Grundlage einer Sechs-Tage-Woche berechnet, so dass effektiv vier bis fünf Wochen Jahresurlaub zur Verfügung stehen.

In den meisten Tarifverträgen ist auch ein zusätzliches Urlaubsgeld vorgesehen, das in der Regel 50 % des während des Urlaubs gezahlten Gehalts ausmacht und auf das reguläre Gehalt aufgeschlagen wird.

Die finnischen Urlaubsregelungen lassen sich nur schwer mit denen anderer Länder in Einklang bringen, was die Notwendigkeit von Sondervereinbarungen bei der Entsendung von Arbeitnehmern ins Ausland begründet.

Gehalt

In Finnland gibt es keinen gesetzlich festgelegten Mindestlohn. Stattdessen werden die Mindestlöhne in der Regel in den (allgemeinverbindlichen) Tarifverträgen festgelegt. Wenn für den entsandten Arbeitnehmer kein solcher Vertrag gilt, muss ein normaler und angemessener Lohn gezahlt werden.

Betriebliche Gesundheitsvorsorge und Arbeitssicherheit

Arbeitgeber sind verpflichtet, eine präventive arbeitsmedizinische Betreuung für ihre Mitarbeiter anzubieten. Der Arbeitgeber schließt in der Regel eine Dienstleistungsvereinbarung mit einem (öffentlichen oder privaten) Anbieter ab und muss einen Plan zur Umsetzung der betrieblichen Gesundheitsfürsorge erstellen. Arbeitgeber sind zwar nicht verpflichtet, die medizinische Versorgung der Arbeitnehmer zu organisieren, können dies aber freiwillig tun.

Arbeitgeber tragen zudem eine umfassende Verantwortung für die Gewährleistung der Arbeitssicherheit. Dies betrifft die Arbeit, die Arbeitsräume, die Arbeitsverfahren sowie die verwendeten Werkzeuge, Ausrüstungen und Materialien. Der Arbeitgeber muss das Arbeitsumfeld kontinuierlich überwachen, um arbeitsbedingte Gefahren zu erkennen und zu vermeiden. Zu den wichtigsten Pflichten gehören die Erstellung eines Arbeitsschutzprogramms und die Umsetzung der darin festgelegten Sicherheitsmaßnahmen.

Vertragliche Vereinbarungen

Die Überschneidungen zwischen den Arbeitsbestimmungen der verschiedenen Länder führen zu erheblicher Komplexität und Unklarheit. Daher ist es ratsam, eine ausdrückliche Vereinbarung über die während des Einsatzes in Finnland geltenden Beschäftigungsbedingungen zu treffen. Eine solche Vereinbarung dient auch dazu, nachzuweisen, dass die finnischen Anforderungen eingehalten werden und gegebenenfalls die Anforderungen für eine vorübergehende Entsendung im Sinne der Sozialgesetze erfüllt sind.

Eine solche Vereinbarung sollte zumindest die folgenden Aspekte abdecken:

Arbeitsentgelt, Nebenleistungen und Reisekostenerstattung

Arbeitszeiten und Urlaub

Dauer des Einsatzes

Hierarchische Struktur und Weisungsrechte in Bezug auf die in Finnland ausgeführten Arbeiten

Wiedereingliederung des Arbeitnehmers im Heimatland nach Beendigung des Einsatzes

Für die Ausgestaltung der Vereinbarung gibt es mehrere Möglichkeiten. Der bestehende Arbeitsvertrag kann für die Zeit der Entsendung entweder ergänzt oder ausgesetzt und durch eine entsendungsspezifische Vereinbarung für die Dauer des Entsendungszeitraums ersetzt werden. Es besteht auch die Möglichkeit, das Arbeitsverhältnis auf eine finnische Tochtergesellschaft zu übertragen.

Die Entscheidung hängt von verschiedenen Faktoren ab, unter anderem von der Besteuerung und den Auswirkungen auf die Sozialversicherung. Um beispielsweise sicherzustellen, dass ein Arbeitnehmer im Sozialversicherungs- und Rentensystem seines Heimatlandes verbleibt, ist es in der Regel erforderlich, eine Form von Beschäftigungsverhältnis mit dem entsendenden Unternehmen aufrechtzuerhalten.

Formalitäten und Meldepflichten

Bei der Entsendung von Arbeitnehmern nach Finnland muss der Arbeitgeber bestimmte Verpflichtungen erfüllen, u. a:

Meldung der Einstellung eines Drittstaatsangehörigen an die Einwanderungsbehörde sowie an den betrieblichen Vertrauensmann, den gewählten Vertreter und den Beauftragten für Arbeitssicherheit,

Führung von Aufzeichnungen über ausländische Arbeitnehmer am Arbeitsplatz während des Arbeitsverhältnisses und zwei Jahre lang nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses,

Anmeldung der Entsendung von Arbeitnehmern vor Aufnahme der Tätigkeit in Finnland bei der finnischen Behörde für Sicherheit und Gesundheitsschutz am Arbeitsplatz,

Benennung eines Unternehmensvertreters mit Sitz in Finnland, der während der gesamten Entsendung des Arbeitnehmers kontaktiert werden kann. Der Vertreter kann eine natürliche Person oder ein Unternehmen sein, z. B. eine Buchhaltungsfirma,

Führung von Aufzeichnungen über die Arbeitszeiten und den Jahresurlaub der entsandten Arbeitnehmer,

Bereithaltung, jeweils in schriftlicher Form, von 1) Angaben zur Identität des entsendenden Unternehmens und Informationen über die verantwortlichen Personen im Land der Niederlassung, 2) Angaben zur Identität der entsandten Arbeitnehmer, 3) eine Erklärung über die für den Arbeitsvertrag der entsandten Arbeitnehmer geltenden Vertragsbedingungen, 4) Informationen über die Grundlage der Arbeitsberechtigung des entsandten Arbeitnehmers und 5) Arbeitszeitaufzeichnungen, Lohnabrechnungen und eine Quittung eines Finanzinstituts über die während der Arbeit in Finnland gezahlten Löhne, und

Mitteilung an den Vertragspartner vor Arbeitsantritt darüber, wie die Sozialversicherung der Arbeitnehmer Finnland gesichert wird.